Event Manager

Een event manager is iemand die verantwoordelijk is voor de organisatie en uitvoering van evenementen, bijvoorbeeld beurzen, congressen, conferenties en festivals. Voor alle aspecten die bij een evenement komen kijken, zoals programmering, aankleding, catering, bereikbaarheid, parkeergelegenheid, veiligheid en marketing, draagt de event manager de eindverantwoordelijkheid. Vaak hebben event managers, afhankelijk van de grootte van het evenement, een breed team van specialisten om zich heen.

Event managers hebben over het algemeen de volgende taken:

• Aanbieden en promoten van conferenties, congressen, beurzen en festivals bij (potentiële) klanten

• Onderzoeken van de markt met het oog op interessante kansen en mogelijkheden

• (Op aanvraag) versturen van aanbiedingen en prijsopgaven voor evenementen

• Bespreken van de wensen en behoeften van klanten

• Verzorgen en/of coördineren van benodigde diensten voor een evenement (bijvoorbeeld catering, technische ondersteuning, conferentiefaciliteiten, vervoer, parkeergelegenheid, aankleding en overnachtingsmogelijkheden)

• Benaderen en vastleggen van sprekers, muzikanten en eventuele andere artiesten of speciale gasten

• Onderhouden van contacten met opdrachtgevers, genodigden, sprekers en andere betrokkenen

• Bedenken en uitvoeren van promotie- en marketingactiviteiten (in samenwerking met onder meer marketing- en pr-medewerkers)

• Opzetten van een deelnemersregistratie

• Voeren van onderhandelingen over kosten en invulling van specifieke diensten

• Instrueren en coachen van de uitvoerende medewerkers

• Fungeren als aanspreekpunt voor de crew gedurende het evenement

Event managers kunnen werkzaam zijn voor culturele organisaties, evenementenbureaus en de meest uiteenlopende soorten bedrijven. Daarnaast zijn er veel event managers die als freelancer actief zijn. Mensen met wie event managers te maken hebben zijn bijvoorbeeld:

• Medewerkers marketing

• Communicatiemedewerkers

• Pr-medewerkers

• Medewerkers catering

• Hostesses

• Gastvrouwen

• Hotelmanagers

• Beveiligers.